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¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) es un tipo de software de gestión para empresas grandes, medianas y pequeñas en rápido crecimiento, así como para grandes compañías.

El ERP integra los procesos cotidianos, entre los que destacan los siguientes: gestión de inventario y pedidos; contabilidad; recursos humanos; gestión de la relación con los clientes (CRM); y más.

Los ERP son populares en sectores como la manufactura, la distribución, las compras, los almacenes, la comercialización, la informática, las finanzas, etcétera.

Los ERP permiten a los usuarios compartir información por toda la empresa utilizando una base de datos común que da soporte al modo en que las diferentes unidades del negocio funcionan. En realidad, esto significa que los empleados que trabajan en divisiones diferentes —por ejemplo, contabilidad y ventas— pueden recurrir a la misma información para cubrir sus necesidades. Los ERP deben interconectar las vertientes internas y externas de la empresa.

A juicio de Nick Castellina, vicepresidente y director del grupo de investigación del Grupo Aberdeen, “los ERP ayudan a los líderes empresariales a obtener una mayor capacidad de desglose en las métricas que la organización está supervisando, [por ejemplo] la cantidad de productos que se están procesando en las operaciones”.

Los orígenes del ERP

Gartner, compañía de investigación y consultoría, ostenta el honor de haber acuñado el término ERP en un artículo fundamental de 1990 titulado A Vision of Next Generation MRP II (“Una visión de la próxima generación de MRP II”).

Sin embargo, las raíces del concepto de ERP se remontan a la década de 1960.

En aquel entonces, los ingenieros de software en el sector manufacturero desarrollaron programas básicos para monitorizar el inventario, conciliar balances y demás. De modo que lo que hoy conocemos como “ERP” inicialmente sólo hacía referencia a gestionar y controlar el inventario.

En las décadas de 1970 y 1980, los ingenieros de software desarrollaron sistemas rudimentarios con los que gestionar la producción y otros procesos de las empresas. Se les dio el nombre de sistemas de Planificación de Requisitos Materiales (Material Requirements Planning, o MRP) y, más tarde, el de sistemas de Planificación de Recursos Manufactureros (Manufacturing Resource Planning) o MRP II.

Para el año 1990, era posible usar un sistema MRP, o ERP, para gestionar el inventario y otros procesos operativos, además de para tramitar funciones administrativas como los recursos humanos.

A principios de la década de 2000, Gartner declaró que lo que entonces conocíamos con el nombre de ERP estaba acabado y que el futuro era el “ERP II”.

Ese futuro incluía software basado en Internet con acceso en tiempo real a información fundamental de la empresa. El “ERP II” se expandió hasta abarcar inteligencia empresarial y comercial, como por ejemplo la automatización de la gestión de ventas, la automatización del marketing e incluso el comercio electrónico.

Desde su origen, cuando todavía se llamaban MRP, los sistemas ERP no han cesado de aumentar su robustez y su cobertura, y ahora se utilizan para dar soporte a más funciones dentro de las organizaciones.

Los proveedores de software ERP siguen creando una funcionalidad más robusta para procesos internos y financieros, así como para procesos de la cadena de suministro… que son en gran medida específicos de los distintos sectores y ofrecen funcionalidades que pueden ser necesarias en tales sectores.

La llegada del software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés)

Durante los diez últimos años, las soluciones de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) o la computación en la nube han propulsado el crecimiento de los sistemas ERP y los han transformado en aplicaciones más asequibles y fáciles de implementar.

Cuando se introdujeron por primera vez los sistemas ERP, eran algo que muy pocas organizaciones estaban dispuestas a tener en cuenta y en la actualidad, el número de organizaciones que están dispuestas a plantearse la implantación de una solución en la nube ha aumentado durante ese mismo periodo de tiempo.

Aunque las soluciones ERP son más populares hoy en día, un número significativo de organizaciones optan por soluciones alojadas en sus propias instalaciones para cubrir sus requisitos empresariales específicos.

Al mismo tiempo, hay organizaciones que prefieren mantener su solución en casa y en sus instalaciones. Puede ser que haya alguien en el departamento informático que tenga esa preferencia, bien sea porque disponen de numeroso personal informático, bien porque les preocupa la seguridad o los periodos de inactividad del sistema.

El moderno software de ERP permite la obtención de inteligencia empresarial en tiempo real y debiera servir como una herramienta valiosa para ejecutivos, directores y jefes que necesiten ver lo que está sucediendo en todos los departamentos de sus negocios.

Aunque la E de ERP originalmente se refería a enterprises, que en inglés significa grandes compañías, en la actualidad también las pequeñas y medianas empresas que están creciendo rápidamente recurren al software de ERP cuando su solución de contabilidad se les queda corta y necesitan ayuda con procesos empresariales claves.