Por qué todo negocio debería plantearse automatizar sus procesos de pago

Si tu organización, como tantas otras, ha descuidado el departamento de compras en el pasado en favor de otras mejoras del negocio, ha llegado el momento de pensar detenidamente en la gran diferencia que supone contar con un sistema de pagos automatizado.

A pesar de que cada vez se presta una mayor atención a los procesos de pago (purchase to pay, P2P), aún existe un gran número de organizaciones que se resisten a automatizar, y no digamos optimizar, estas actividades empresariales.

Resulta sorprendente que el proceso P2P no haya generado una mayor atención hasta ahora, dada la facilidad de automatización y las ventajas en velocidad y precisión que conlleva.

¿Qué es P2P?

El ciclo de procesos de pago, como su propio nombre indica, es el proceso a través del cual una empresa compra bienes y servicios.

Normalmente se inicia con una solicitud de compra o pedido de un empleado, seguido de un paso de aprobación por parte del jefe de equipo, gestor u otra persona encargada del presupuesto. Una vez que un agente de compras o adquisiciones haya realizado el pedido, los bienes se recibirán en el almacén, o se llevará a cabo el servicio con una futura declaración. La factura de compra llega más adelante y, una vez que se haya revisado que todos los datos son correctos, se pagará.

Es un proceso en el que estudiar e introducir mejoras resulta bastante simple, pero con mucha frecuencia, otros procesos empresariales acaparan la atención. La mayoría de los negocios cuentan con apoyo ERP de procesos horizontales como HRM, CRM y la administración financiera, con soluciones específicas según el sector para comercio, producción, construcción o servicios también disponibles. Para muchos negocios, sin embargo, el proceso de compra sigue quedándose fuera de su infraestructura de TI, a pesar de su relativa falta de estructura y a menudo caótica existencia.

Un proceso de P2P bien implementado ofrece importantes ventajas a los negocios.

Además, su implementación también puede resultar relativamente simple, sin necesidad de procesos largos ni complejos. Como puedes ver a continuación, hay varios motivos clave por los que todos los negocios deberían plantearse seriamente automatizar sus procesos de compra.

Un proceso simple y digital para un uso diario

Qué tranquilidad si cada empleado pudiera solicitar y pedir un producto o servicio para la empresa de la misma manera, y después seguir su progreso a través de un sistema que englobe a toda la organización. O mejor, si el empleado pudiera iniciar él mismo todas las actividades de compra en un solo lugar, con las solicitudes pertinentes llegando al personal correcto, y con las aprobaciones y rechazos totalmente integrados en el resto del proceso.

Un sistema así es clave a la hora de mantener a tu equipo de compras ocupado con adquisiciones rentables y no con interminables tareas administrativas que no aportan ningún tipo de valor. Una vez que se ha enviado el pedido o que se ha recibido el servicio, las facturas se pueden añadir de manera fácil y eficiente al sistema, a fin de garantizar que el departamento financiero tenga todos los datos necesarios. Este nivel de optimización aporta estructura y claridad inmediata, así como una mejor cooperación e integración entre empleados y departamentos, además de entre los encargados del abastecimiento de productos y servicios, y los que controlan sus presupuestos.

Una mayor eficiencia

La automatización de los sistemas de P2P supone aumentos significativos en la eficiencia, ya que se eliminan actividades manuales y la gestión de copias en papel. Además, la digitalización de estas actividades ofrece también a las empresas la oportunidad crucial de revisar y mejorar sus procesos subyacentes.

Los resultados de esta digitalización pueden medirse conforme a distintas métricas. ¿Cuánto se tarda, por ejemplo, en procesar un pedido? ¿O cuánta gente está en contacto con una solicitud de pedido antes de que se apruebe y se comunique al proveedor? Al minimizar estos puntos de contacto en el flujo de tus operaciones, obtienes una mejora drástica en la eficiencia de tu empresa.

Piensa en cuánto se tarda en comprobar y aprobar las facturas finales de acuerdo con las solicitudes y estimaciones, para que te paguen los recibos. Las posibilidades de simplificación y aceleración de las operaciones que ofrece el P2P son muy amplias, así como las oportunidades de mejorar procesos y operaciones que no habías considerado anteriormente.

Un mayor control y conocimiento del proceso de compra

En el camino desde la solicitud hasta el pago participan una serie de actores clave. Y cuantos más participen, mayores serán las probabilidades de que la información se contamine o se pierda.

Cuando los datos se gestionan de manera digital, la probabilidad de que se pierda información se reduce significativamente.

Las solicitudes perdidas o ignoradas son cosa del pasado. Todos los empleados pueden realizar un seguimiento de todas las solicitudes en las que han participado, al instante, para conocer de inmediato el estado actual. El responsable y el gestor del presupuesto tienen la información en tiempo real de la situación, comparada con la planificación financiera, y pueden ver todas las solicitudes y cancelaciones a medida que se producen. De este modo, pueden mantenerse al día de la situación financiera de la empresa y no perder nunca el control.

Además, a los empleados o departamentos les resultará más difícil introducir compras o pagos irregulares sin seguir los procedimientos establecidos. Los pagos irregulares se producen cuando los empleados hacen un mal uso de su capacidad para rodear los procedimientos de pedidos, para realizar y aprobar solicitudes ellos mismos. Evitar este tipo de actividades es difícil si no se comunican las sanciones que conllevan, y sin tener un sistema eficaz para garantizar que las personas adecuadas aprueben todas las solicitudes y que se proteja y respete el presupuesto.

Este último punto puede garantizarse al contar con un sistema P2P automatizado. El sistema de permisos asociado a este hace que realizar pedidos irregulares sin que los participantes correctos lo sepan sea muy complicado. El departamento de compras obtiene una visión general de la situación actual con cada proveedor, los pedidos en curso y las solicitudes pendientes, así como de toda información relevante para los contratos de compra, términos y condiciones y demás documentación de compra y proveedores.

El departamento de finanzas también se evita sorpresas desagradables al recibir las facturas de compra. Se les ha informado con antelación, por lo que solo tienen que emparejar las cantidades con las solicitudes de compra aprobadas.

Ahorra tiempo sin atascos en la cadena de tareas

El trabajo administrativo solía seguir una prolongada ruta dentro de la empresa, pasando por distintas mesas, departamentos, pisos e incluso oficinas y países. O, a veces, se quedaba atascado e ignorado en los buzones de compañeros, desatendidos o pospuestos, o incluso algo más grave si esa persona estaba de vacaciones.

Ahora, esta peligrosa situación se puede evitar fácilmente. Los empleados ya no necesitan firmar cada hoja antes de enviarla al siguiente eslabón de la cadena.

Ya no encontrarás pilas de folios esperando una aprobación. Resulta mucho más difícil que se pierdan documentos y el tiempo que tardas en aprobarlos se ha reducido de días (o incluso semanas) a horas (o incluso minutos). Con un sistema de P2P automatizado, podrás garantizar el flujo de la información a la siguiente persona del proceso con un solo un clic.

Ahorra costes y crea un entorno más saludable

Además de todas las ventajas que ya hemos expuesto, automatizar tus sistemas de P2P puede contribuir en gran medida a convertirte en una organización más verde y sostenible. Junto con la reducción de gastos asociados con la eliminación de procesos en papel (papel, tinta, costes de impresión, etc.), la huella de carbono de la empresa se reduce de manera significativa al no tener que invertir en enviar documentación (y personas) físicamente para completar las tareas. El ahorro en espacio físico asociado con la creación de un archivo digital es también considerable.

Ahorros en grupo

Cuando el gestor de compras tiene la capacidad de agrupar solicitudes de compra, está en una situación inmejorable para obtener descuentos de proveedores independientes o en pequeños grupos. Con una mejor visión general de los patrones de compra e historiales, los profesionales de compras pueden obtener buenos acuerdos de precios, reforzar su posición para negociar y resultar más agresivos a la hora de perseguir el mejor acuerdo.

En resumen, consolidar distintos proveedores y precios puede tener un impacto significativo sobre los informes de pérdidas y ganancias. Pagar tus facturas rápidamente puede, además, reportarte mayores descuentos de proveedores, agradecidos por la facilidad con la que reciben su dinero.

La reducción de pedidos irregulares también es importante en este punto.

Muchos de esos pedidos no aprobados incluyen recargos considerables sobre el precio ofrecido por un proveedor de confianza por el canal correcto. Al no contar con un precio totalmente negociado, las compras irregulares están mucho más cerca de un precio normal en tienda. Un sistema P2P completamente automatizado ayuda a garantizar que todos los empleados usen tarifas negociadas minuciosamente, organizadas por el equipo de compras.

Asistencia directa

Desgraciadamente, casi todos los cambios importantes en una organización grande se encuentran con cierto grado de resistencia por parte de algunos empleados. De hecho, existen bibliotecas llenas de libros sobre cómo encauzar los cambios de manera eficiente.

Por fortuna, automatizar el sistema de P2P no supondrá grandes cambios para los empleados que participan en el proceso de creación de pedidos de compra. Tienen que crear las mismas solicitudes, pero cuentan con una mejor orientación y con un sistema simplificado y estandarizado en lugar de formularios y correos electrónicos.

Siguen realizando las mismas actividades, pero de manera más rápida y sencilla, para que su adaptación a los nuevos métodos resulte mucho menos complicada.

Una implementación rápida y un buen retorno de la inversión

La mayoría de las pymes cuentan ya con muchos procesos empresariales automatizados. De este modo, añadir las compras a la lista de actividades cubiertas por una implementación de TI resulta relativamente fácil.

En muchos casos, es solo una cuestión de acoplar la nueva solución de compra con el ERP ya existente y utilizar los mismos datos. Verá el ahorro en tiempo y dinero desde el día 1. Una implementación rápida y sencilla, unida a unos ahorros inmediatos, garantizan que muchas empresas vean un retorno de la inversión en un espacio de tiempo relativamente corto.

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