5 motivos por los que tu empresa necesita un ERP

Sin embargo, sí hay problemas y soluciones comunes a todas las empresas de gran tamaño o con perspectivas de crecimiento. En este post repasamos algunos de los motivos por los que tu empresa, sea pequeña o mediana, necesita un ERP.

MOTIVO 1: Porque conecta todos los procesos con un mismo software

Si usas programas distintos en cada área de tu empresa, al igual que con una regata con distintos remos, determinados procesos pueden verse plagados de errores fruto de duplicidades e información poco fiable. Estos errores pueden terminar haciendo montaña en el largo plazo y provocar problemas como:

• Que vendas más de lo que puedes entregar
• Que produzcas mucho más de lo que tienes capacidad de vender
• Que se produzcan retrasos o errores si tu producción es bajo demanda
• Que no puedas establecer un sistema in/out

Todos estos supuestos son fruto de pequeños errores que surgen de no tener un sistema de información centralizado en tu empresa. ¿La solución? Instala un software de gestión único que permita a todas las áreas de tu negocio comunicarse con fluidez entre sí, poniendo en marcha procesos conjuntos sin riesgo de fallos ni retrasos.

MOTIVO 2: Porque te dan la información que necesitas al momento

En el día a día necesitamos recabar datos de diferentes áreas para poner en marcha los procesos de producción, venta y cobro de la empresa. Necesitas poder confirmar la disponibilidad de stock para aceptar los pedidos, su producción para proceder al envío, su entrega para emitir las facturas, etc.

Cuando la información que necesitas para poner en marcha diferentes procesos no se encuentra en un solo sitio y tienes que “pescarla” de cada área, solo puede suceder que:

1. Se produzcan retrasos en procesos como la emisión de facturas o el seguimiento de los cobros
2. Falten algunos artículos en almacén y esto desemboque en más retrasos y una caída en la satisfacción de tus clientes
3. No te des cuenta de que algunos productos se están acabando y te quedes sin existencias de manera inesperada

Todos tus empleados, desde comerciales a gestores de almacén, deberían tener la capacidad de consultar el estado de cada proceso de la empresa. Esta disponibilidad inmediata de información les permite actuar con mayor independencia y acelerar desde las ventas hasta la facturación. Un ERP es la solución de gestión integral para tu pyme, una herramienta para coordinar la entrada y salida de bienes, los tiempos de entrega y disponibilidad en casos de servicios.

MOTIVO 3: Porque a estas alturas tu departamento contable te tiene manía.

El área financiera suele dedicar varias horas a la semana a introducir las facturas y órdenes de venta de tu empresa de manera manual en diferentes sistemas de contabilidad y ventas. ¿Por qué gastar tantas horas en estas tareas si un software ERP podría solucionarlo en un instante?

Como poníamos antes en evidencia, cada departamento es un engranaje. Por eso se hace vital tener actualizada y disponible la información de cada uno de ellos. En el caso de los departamentos de administración y financiero esto es especialmente importante, ya que deben invertir una gran parte de su tiempo en recopilar esta información de cada área de tu empresa.

Sin embargo, con un ERP, los contables y gestores de tu empresa verán cómo:

• Recopilan información rápidamente: pueden recopilar en apenas unos clicks toda la información que necesitan para ejercer un control férreo del flujo de caja, previniendo (o previendo, al menos) entrar en “números rojos” y contando con una herramienta más que te facilite la concesión de préstamos y créditos.

Gracias a eso, ven facilitada la tarea de elaborar informes financieros que, de otra forma, podrían requerir semanas de trabajo de consolidación de datos mediante herramientas manuales.

• Crean una empresa a prueba de morosos: cuentan con la posibilidad de establecer alarmas de emisión y vencimientos de facturas, asegurándote una empresa a prueba de morosos e impagos.

MOTIVO 4: Porque tu proceso de venta y la satisfacción de tus clientes son un caos.

Cuando las empresas crecen, dos de sus mayores desafíos son la gestión de los inventarios y de las expectativas de sus clientes. Tus usuarios quieren mucho más que adquirir un producto o servicio, y demandan disponer de toda la información del estado de su pedido en cada momento.

Mantener de forma separada las ventas, el inventario y los datos de tus clientes, puede crear al final serios colapsos, como que un cliente llame para preguntar por su pedido y tus empleados no tengan acceso a su seguimiento. En la actualidad, lo más probable es que esto desemboque en una ruptura de la experiencia.

Todas estas particularidades se pueden solucionar con un software que sea capaz de:

• Coordinar las órdenes de compras de los clientes, enlazando todo el proceso de recepción, cobro, producción y envío para que cada fase se active forma automática.
• Conseguir un proceso de venta y entrega a prueba de imprevistos, disponiendo de la información del estado de cada área y pudiendo establecer alarmas que anticipen problemas como rupturas de stock.
• Mejorar la visibilidad de tu inventario para que tus empleados puedan responder a todas las cuestiones planteadas por los clientes.
• Ofrecer información actualizada a tus clientes sobre el estado de sus pedidos mejorando su experiencia al enviarles actualizaciones del estado de su pedido incluso antes de que las soliciten.

MOTIVO 5: Porque alguna vez has pensado o escuchado “si lo llego a saber antes”.

¿Has pensado cuánto tiempo te llevaría averiguar cuál es el margen promedio de ventas de tu negocio?, ¿en qué lugar guardas métricas como los pedidos o ventas diarios? ¿Quién es tu comercial/vendedor más rentable y qué recursos te dan pérdidas? ¿Sabes si hay clientes que tengan negocios en otros sectores a los que puedan darte entrada?

La toma de decisiones en tu empresa es el principal aspecto que determina el éxito o fracaso de la misma. Algo que es aún más cierto en un mundo que demanda que esas decisiones se tomen en tiempo real, bajo pena de perder oportunidades comerciales y competitividad.

Las oportunidades perdidas y soluciones a problemas muchas veces nos parecen obvias a “toro pasado”. Un dilema que suele saldarse con tu negocio como víctima y el pensamiento de “si hubiera sabido antes que…”. ¿La causa de todo? La falta de información actualizada; la imposibilidad de anticiparnos. Sin duda, éste es el gran problema de confiar en sistemas de gestión más simples.

Un problema que puede acarrear desde desconocimientos del estado del almacén hasta rupturas de stock en épocas críticas. Algo que puede desembocar, a su vez, en consecuencias más graves, como la pérdida de clientes o llegar a números rojos.

Una sola equivocación debería ser suficiente para tomar medidas que nos ofrecieran un margen de error menor.

La modalidad online de un ERP te ofrece un acceso a las herramientas en la nube desde cualquier lugar, siempre que dispongas de conexión a Internet, y lo hace con la máxima seguridad de acceso y máxima seguridad en los datos. Una accesibilidad que te garantiza conocer al minuto el estado de tu negocio, y poder adelantarte a cualquier problema y oportunidad.

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